הקורונה הביאה לעולם את המודעות הגדולה של אפשרות לניהול משרד מרחוק ואפילו יצרה כמה מקצועות חדשים שמתאימים לרוח התקופה וסגנון העבודה הזה. בין השאר צצו להם לא מעט מנהלות משרד במיקור חוץ אשר מייתרות את הצורך של העסקת מנהלת משרד במשרה מלאה עבור בעלי עסקים רבים.
אחד התפקידים החשובים ביותר בכל עסק הוא זה של מנהלת המשרד. היא זאת שאחראית על מטלות רבות שקשורות לתפעול ותפקוד של המשרד בצורה יעילה ומוצלחת. בשנים האחרונות, בעיקר לאחר הקורונה, חל שינוי רב בשיטות העבודה של בעלי עסקים קטנים רבים וצצו להם לא מעט מקצועות חדשים של פרילנסרים שהחליפו תפקידים שמילאו חברות או בעלי תפקידים מסוימים.
עבור כל אותם פרילנסרים או בעלי עסקים חדשים, כבר אין צורך בתשלום למנהלת משרד במשרה מלאה וסביר להניח שאפילו אין להם באמת משרד פיזי שיש צורך לנהל. לא מעט מהם מעדיפים לשכור את שירותיה של מנהלת משרד במיקור חוץ אשר מספקת שירותי משרד על בסיס ריטיינר חודשי.
מה השירות שמספקת מנהלת משרד במיקור חוץ?
יש כמה מטלות שמנהלת משרד במיקור חוץ עשויה לספק לבעלי עסקים ולא כל אחת מספקת את כל השירותים הללו, אך יש גם כמה שכן. בין השאר מדובר על:
- אדמיניסטרציה במיקור חוץ – ניהול עבודות משרדיות בסיסיות של הדפסת מסמכים, מענה למיילים, משלוח דואר וחבילות, תיוק ניירת משרדית וכן הלאה.
- ניהול ספקים במיקור חוץ – גיוס של ספקים מתאימים עבור העסק, מעקב אחר ביצוע העבודות שלהם וכדומה.
- ניהול לקוחות במיקור חוץ – שירות לקוחות בסיסי, ניהול רשימות תפוצה, מתן מענה במייל או בטלפון ללקוחות ועוד.
- ניהול עובדים במיקור חוץ – גיוס של עובדים לעבודות ספציפיות, הדרכת העובדים, טיפול בבירוקרטיה של עובדים ומעקב אחר תפוקה שלהם.
- ניהול כספים במיקור חוץ – שירותי הנהלת חשבונות או הכנת מסמכים וניירת רלוונטית להנהלת החשבונות, מעקב אחר תזרים מזומנים, גביית כספים, ניהול תשלומים וכדומה.
כאמור, לא כל עסק זקוק למכלול השירותים הללו אבל טוב לדעת שזה אפשרי.
איך תבחרו מנהלת משרד שמתאימה לכם?
אם כן, נשאלת השאלה מי היא מנהלת המשרד שתתאים עבורכם. כאן צריך לבדוק התאמה שלה על פי כמה שיקולים שקשורים ספציפית לצרכים של העסק שלך בכלל ולך כבעל העסק בפרט:
- הגדרת תפקיד – חשוב מאוד לבדוק מה הכישורים של מנהלת המשרד ומה היא יכולה לעשות עבורכם. חשוב מאוד לבחור מישהי שמתאימה לתפקיד שאתם דורשים ממנה. אם אתם זקוקים בעיקר לטיפול בספקים אז מישהי עם ניסיון בכך ואם בניהול כספים אז בהתאמה לכך וכן הלאה.
- היקף המשרה – יש לקבוע מראש מה המטלות של מנהלת המשרד וכמה זמן אמור להספיק לה לביצוע שלהם. על בסיס זה מסכמים את היקף העבודה הנדרש עבורכם מדי חודש. חישוב נכון של לוח זמנים של עבודה יכול להוביל להתייעלות של ממש עבורכם.
- זמינות השירות – חשוב לבצע תיאום ציפיות של זמני ביצוע. האם היא מספקת שירות כל בוקר? האם היא צריכה לגייס עובדים חדשים כל שבוע או כל חודש? האם היא אמורה להגיב לכל מייל של לקוח בתוך שעה או במהלך 8 שעות הבאות וכדומה.
בחירה נכונה של מנהלת משרד במיקור חוץ וסיכום נכון של הדרישות ממנה בעבודה בהתאם לשכר שתקבל, יעזרו לכם להתנהל נכון מולה ולקבל תפוקה גבוהה בתקציב שמתאים לכם.
המאמר נכתב בשיתוף עם חברת TIME IS MONEY אשר מעניקה שירותי מנהלת משרד במיקור חוץ לבעלי עסקים, חברות וארגונים.